Indonesia termasuk negara rawan bencana sehingga antisipasi terhadap datangnya bencana merupakan hal yang sangat perlu. Apalagi bagi perusahaan yang memiliki dokumen atau file-file penting harus menjaga supaya data-data yang dimiliki tersebut tetap aman. Di era digital saat ini, kebanyakan data-data sudah berformat paperless yang tersimpan di dalam komputer. Untuk itu diperlukan perencanaan yang tepat untuk mengatur komputer-komputer yang ada di dalam kantor agar data yang dimiliki tersebut aman, baik dari kerusakan data, kerusakan hardware, kerusakan karena kesalahan manusia atau karena bencana alam.
Salah satu cara yang baik untuk mengamankan data dari kehilangan atau kerusakan adalah dengan membackup secara teratur. Backup mengacu pada menyalin suatu data sehingga data tersebut nantinya bisa dikembalikan lagi jika suatu saat terjadi kehilangan atau kerusakan data. Kegunaan backup biasanya memiliki dua tujuan yaitu untuk memperbaiki bagian dari komputer agar bisa melakukan operasionalnya dengan baik setelah terkena bencana dan untuk mengembalikan sebagian kecil data terhapus atau terkorup yang sifatnya insidental.
Vaksincom sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang antivirus menginformasikan bahwa cara paling ampuh untuk mengamankan data baik dari serangan virus, pencuri komputer ataupun kegagalan hardware bukanlah program canggih dan mahal yang hanya mampu dilakukan jika memiliki alat canggih. Sebaliknya “killer application” atau obat dewanya adalah sesuatu yang sangat murah dan dapat terjangkau oleh siapa saja yaitu backup. Backup merupakan salah satu implementasi kegiatan komputer yang sering dilupakan padahal itulah obat dewa yang dicari-cari. Biayanya murah dan terjangkau, asalkan disiplin dan cermat memilih caranya sesuai dengan keperluan.
Jika Anda pengguna rumahan atau kantor kecil, lakukan backup data penting Anda pada media yang terpisah dari harddisk. Kalau memungkinkan data backup tersebut disimpan terpisah dari komputer atau letaknya berjauhan. Sehingga jika terjadi hal yang tidak diinginkan seperti terkena virus, kebakaran, banjir atau pencurian sekalipun Anda hanya mengalami kerugian hardware dan tidak mengalami kerugian data. Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan CDR, harddisk eksternal. Kalau ukuran file yang ingin anda backup lebih dari 1 GB anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan DVDR yang mulai banyak tersedia melengkapi notebook keluaran terakhir.
Adapun data yang anda harus di-backup adalah data yang dianggap penting. Dimana tingkat kepentingan data bagi tiap-tiap pengguna komputer berbeda. Kalau seorang akuntan atau Financial Controller akan memandang file Excel sebagai “hampir” istri keduanya. Seorang desainer akan memandang file Adobe atau Freehand sebagai file yang paling bernilai. Sebaliknya seorang administrator system di kantor besar mungkin akan memandang file database perusahaannya sebagai “my precious” yang harus dijaga. Tetapi pada umumnya pengguna komputer yang cukup intensif menggunakan e-mail terkoneksi ke internet akan memandang file emailnya sebagai sekretaris atau terkadang lebih. Dimana mayoritas data pentingnya berada di program mailclientnya seperti kontak email, kontrak, perjanjian penting, password dst. Sehingga perlu mempelajari dengan baik bagaimana teknik membackup data email dengan baik dan benar. Harap diperhatikan juga bahwa mem-backup data e-mail cukup rumit. Hindari melakukan backup sembarangan sehingga ketika dibutuhkan, data backup yang seharusnya menyelamatkan Anda malah menjebloskan Anda karena anda mengira sudah aman.
Harap diperhatikan bahwa dalam melakukan backup data, Anda bukan sekedar mengkopikan atau memindahkan data saja tetapi mengkopikan data yang benar, terorganisir dengan baik tersimpan di media yang benar dan tidak mudah rusak. Kalau metode melakukan backup kurang tepat, bisa terjadi proses backup yang akan memusnahkan data. Padahal data tersebut sebenarnya sudah selamat. Khususnya jika Anda menggunakan media backup yang mudah ditulis ulang atau mudah rusak seperti harddisk, USB Drive, disket atau tape backup. Kalau anda memiliki bandwidth yang besar dan unlimited, di internet juga sudah tersedia jasa backup online seperti Streamload.com untuk membackup data penting anda atau Zoto.com dan flickr.com yang memfokuskan diri pada sharing gambar atau foto.
Umumnya sistem operasi tidak dibackup karena dengan mudah dapat di-restore jika terjadi kegagalan. Windows XP juga cukup sulit untuk di-backup kecuali menggunakan aplikasi khusus untuk backup dan biasanya digunakan pada perusahaan dengan jaringan komputer yang berjumlah banyak. Sehingga tidak menghabiskan waktu produktif bagi TI untuk recover OS yang bermasalah pada banyak komputer.
Backup berbeda dari arsip pada pengertian bahwa arsip adalah salinan asli atau utama dari data dan backup adalah salinan sekunder dari suatu data. Sistem backup berbeda dengan sistem toleransi kegagalan pada pengertian sistem backup mengasumsikan bahwa kegagalan akan menyebabkan terjadinya kehilangan data dan sistem toleransi kegagalan mengasumsikan bahwa kegagalan tidak akan menyebabkan hal demikian. Jadi sistem backup seharusnya berisi paling tidak satu salinan dari semua data tersimpan yang berharga, kebutuhan data penyimpanan tersebut sangat dibutuhkan. Mengorganisir ruang penyimpanan dan menata proses backup data adalah melakukan hal rumit.
