Teknologi informasi (TI) menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam dunia usaha sekarang ini. Setiap perusahaan mulai menyadari peran TI untuk meningkatkan efisiensi dan mendorong laju bisnis perusahaan. Namun demikian, kebutuhan akan solusi TI di setiap perusahaan tidaklah sama, meskipun perusahaan tersebut bergerak di bidang yang sama. Diperlukan perencanaan dan pengkajian untuk menselaraskan kebutuhan yang ada, sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan.
DENGAN TI, pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai penentu kesuksesan dalam dunia usaha, menjadi lebih mudah. Sistem SDM atau yang lebih dikenal dengan Human Resource Information System (HRIS) menjadi sarana pengumpulan, peringkasan dan penganalisisan data yang berhubungan dengan manajemen SDM. Seperti umpamanya supply SDM yang melibatkan penyimpanan catatan tentang karyawan di seluruh bagian organisasi.
President Director PT Balisoft Lintasmedia, Sandy Kusuma, melihat kebutuhan sistem HRD ini merupakan bagian dari kesadaran perusahaan bahwa SDM merupakan aset vital yang perlu dikelola dengan baik dan benar, agar perusahaan dapat tepat waktu, akurat dan efektif dalam mengambil keputusan terkait recruitment, seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi, hingga hubungan karyawan.
Sistem SDM memudahkan perusahaan mengetahui data-data karyawan dan memantau kinerjanya. Perusahaan dapat menilai dan menentukan karyawan-karyawan mana saja yang pantas mendapatkan kenaikan gaji, promosi dan mutasi, serta membuat keputusan penting lainnya dalam menentukan karir karyawannya.
“Kami sebagai perusahaan pengembang software melihat kebutuhan akan pengelolaan SDM kini mulai spesifik. Oleh sebab itu, Balisoft mulai memperkenalkan sistem SDM bernama PrimataHR yang mampu memenuhi kebutuhan spesifik tersebut pada perusahaan,” ujar Sandy yang mulai mengenal dunia komputer saat kuliah Manajemen Informatika di Sekolah Tinggi Informatika & Komputer (STI&K), Jakarta.
Dipaparkannya, di jaman sekarang ini sebetulnya orang menginginkan adanya sistem yang siap-pakai. Ibarat membeli baju, orang lebih senang datang ke department store ketimbang datang ke penjahit. Di department store, orang bisa memilih salah satu dari berbagai pilihan yang disediakan, membayarnya lalu langsung pakai. Tetapi hal ini tidak berlaku bagi orang yang memiliki postur tubuh yang spesifik, sehingga tak satu pun dari pilihan yang disediakan bisa “fit” untuk postur tubuhnya.
“Biasanya, kendala ini diselesaikan dengan datang ke penjahit untuk dibuatkan baju yang sesuai dengan posturnya tersebut. Dimana di dalam pembangunan sistem informasi, datang ke penjahit ini dikenal dengan “tailor-made development”,” terang pria kelahiran Bali, 30 September 1958 ini. Tetapi, menurut bapak dari tiga orang putri dan satu putra ini, metode tersebut bukan merupakan pilihan yang ideal, karena harus melalui “trial and error”, dan seringkali setelah jadi malah tidak seperti yang diharapkan. Akhirnya, orang lebih memilih sistem yang ready-made atau yang siap pakai, tapi mesti menanggung konsekuensi yang ada.
“Berbeda dengan aplikasi yang Balisoft kembangkan, PrimataHR, tidak dibangun menggunakan metode ready-made ataupun tailor-made, melainkan menggunakan metode yang disebut sebagai “Boutique-Made.” Ibarat baju, orang tidak datang kepada penjahit ataupun ke department store, melainkan datang ke butik,” tandas Sandy yang hobi menulis blog ini sambil menunjukkan beragam kegiatannya dalam mendorong pengembangan dunia TI di tanah air, seperti terlibat sebagai Dewan Penasehat DPP Apkomindo, Ketua Asosiasi PC Lokal Indonesia, Ketua Komite Tetap Informatika pada KADIN Bali, Ketua Bidang Informatika ICBC, serta sebagai penasehat di berbagai organisasi TI lainnya.
Melalui butik, orang bisa langsung melihat standaryang telah dibuat, tidak seperti membeli kucing dalam karung. Bahkan terbuka peluang untuk dilakukan customizing sesuai dengan kebutuhan. Sistem dirancang dan dibangun sedemikian rupa oleh seorang perancang busana sehingga modifikasi tidak rumit karena perancang tersebut telah mengantisipasi sejak awal akan kemungkinan-kemungkinan rancangannya memerlukan modifikasi setelah pemakainya diketahui.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai PrimataHR? Berikut ini petikan wawancara BISKOM dengan Sandy Kusuma yang juga terlibat dalam aktivitas di PT Masterdata Bali yang merupakan perusahaan penyedia perangkat hardware.
Mengapa Anda tertarik untuk mengembangkan solusi HRD?
Sistem HRD sarat dengan konten lokal sehingga ini merupakan kondisi yang menguntungkan buat konten lokal dalam bersaing dengan produk-produk HRD luar atau impor. Selain itu, Indonesia telah memberlakukan kebijakan dunia usaha yang padat karya karena populasinya yang begitu besar. Tentunya banyak perusahaan yang mempekerjakan karyawan dalam jumlah besar sehingga ini merupakan peluang pasar bagi solusi HRD. Disamping itu, apresiasi perusahaan terhadap ciptaan dan rekayasa telah jauh membaik. Ini artinya, mereka mau membeli dengan harga yang pantas terhadap sesuatu yang tak kelihatan. Maksudnya dalam hal ini adalah software.
Apa yang menarik dari metode pengembangan PrimataHR?
PrimataHR menggunakan metode boutique-made yang memungkinkan untuk customizing, sementara sistem lain yang terkenal umumnya ready-made, sehingga sulit untuk customizing. Padahal sistem HRD itu sangat spesifik. Selain itu PrimataHR memiliki fitur-fitur yang lengkap yang dibutuhkan perusahaan middle-up. Antara lain, Forecast and productivity, Key Performance Indicator, Interoperability dengan sistem terkait lainnya, seperti e-SPT Pajak, Bank, Insurance, Koperasi Karyawan, dan sebagainya dengan lebih dari 200 standard reports.
Mengapa kustomisasi ini perlu dilakukan?
Pastinya untuk menyesuaikan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Selain itu, kita tahu bahwa pemerintah Indonesia seringkali melakukan perubahan kebijakan maupun peraturan yang terkait dengan ketenaga kerjaan. Hal ini menyebabkan sistem HRD perlu dilakukan adjustment dari waktu ke waktu. PrimataHR menjamin adjustment ini secara lifetime warranty, tanpa additional cost. Sistem SDM dengan metode boutique-made memungkinkan untuk menangani perubahan dengan lebih hemat dan lebih cepat, karena perubahan itu sendiri telah diantisipasi sebelumnya.
Siapa saja target market dari solusi PrimataHR ini?
Segmen pasar kami adalah perusahaan yang memiliki jam operasional 24×7, seperti hotel, rumah sakit ataupun pabrik, serta perusahaan yang memiliki jumlah karyawan lebih dari 200. Jumlah ini mengacu pada pertimbangan cost and benefit ratio.
Lalu, siapa saja yang sudah menggunakan produk ini?
PrimataHR sudah digunakan pada hotel-hotel bintang 5 dan 4, seperti Four Seasons, Pullman, Sofitel, dan Oberoi. Dengan Alila Group PrimataHR telah memiliki global agreement untuk Indonesia di luar Jakarta. Artinya, jika ada hotel Alila lainnya yang tengah didirikan, Alila di Solo misalnya, maka dipastikan akan menggunakan PrimataHR. Dengan Hotel Four Seasons dan Accor juga sedang dilakukan penjajakan untuk mengarah ke global agreement.
Beberapa perusahaan di bidang manufaktur atau pabrik juga telah menggunakan PrimataHR, seperti PT AST Indonesia (Sumitomo Jepang), PT Marimas Semarang (pabrik serbuk minuman), dan PT Mutu Gading Tekstil yang merupakan pabrik benang di Solo.
Baju yang diproduksi di butik biasanya mahal. Bagaimana dengan PrimataHR yang berkonsep boutique-made?
Ada perbedaan yang signifikan antara perancang busana dan sistem SDM, meskipun sama-sama menggunakan metoda boutique-made. Perancang busana biasanya membuat rancangan hanya untuk satu orang pemakai. Ia mesti membuat rancangan baru yang berbeda untuk pemakai lainnya. Eksklusivitas ini tidak berlaku di dalam sistem SDM, dan alasan inilah yang membuat PrimataHR tidak harus mahal.
Apa kunci sukses Balisoft dalam membangun sistem yang berbasis TI dengan metode boutique made ini?
Pertama adalah kekayaan akan best-practice agar mampu mengantisipasi perubahan yang bakal terjadi. Lalu, dalam perancangannya digunakan metode yang mirip seperti permainan menyusun balok kayu untuk membangun suatu bentuk bangunan, dengan konsep knocked-down, serta meminimalisir terjadinya down-time yang berkepanjangan.
Ada fitur-fitur dari sistem SDM yang tidak bisa menunggu lama, misalnya penggajian, scheduling, dan attendance. Ibarat memodifikasi rumah, sebisanya rumah itu tetap bisa digunakan selama modifikasi berlangsung. •ANDRI
Berita terkait:
Perusahaan TI Ikuti Pameran P3DN di Surabaya
