Kami sepanjang tahun 2019 mengadakan berbagai kegiatan event seminar, workshop secara offline. Terhitung ada 23 kegiatan yang kami lakukan di berbagai kota. Tidak sedikit juga dalam kegiatan itu, Robot robot kami beroperasi dan tampil di seminar dan Expo yang ada di Jakarta.
Awal Tahun 2020 kami juga telah merencanakan berbagai kegiatan roadshow terkait IoT dan Cybersecurity. Tapi apa disangka. Pandemi Covid19 mulai masuk ke negara kita sejak Maret 2020. Dan semua rencana berantakan. Kami harus bersiap memasuki sesuatu yang kami bahkan belum siap. Kami harus mengubah kegiatan kami yang selama ini offline, menjadi online. Kami menyebutkan virtual event.
Data diatas juga semakin memperjelas strategi yang kami harus rubah di April 2020. Dan akhirnya kami beralih ke virtual event. Target kami sederhana, mengadakan kegiatan rutin per minggu dengan tematik sama setiap bulan. Dan itu yang kami lakukan hingga sekarang. Informasi dari website ini sangat menarik untuk kita bahas. Referensi: https://o365.vn/blog/is-covid-19-forcing-your-digital-transformation-12-steps-to-move-faster/
Dan semakin hari, kita semakin merasakan dampaknya. Pertama, bekerja secara remote, sekarang ini kita ditantang dan dituntut untuk bisa bekerja secara remote, bekerja dari rumah, dan ini sangat penting saat ini. Meskipun sebagian besar dari kita tidak bisa melakukannya, dan harus tetap hadir di kantor atau lokasi pekerjaan.
Kedua, penggunaan eServices, begitu saya menyebutnya. Layanan online (daring) untuk makanan, minuman, hingga beragam kebutuhan pokok. Layanan ini menjadi sangat berguna saat ini, tinggal memesan dan kita mendapatkan barang , makanan yang kita perlukan dengan mudah.
Ketiga, virtual event. Nah, sama dengan yang kami lakukan. Semua budget marketing perusahaan, dialihkan menjadi media online, virtual event menjadi salah satunya. Di awal April, Mei, masih banyak perusahaan ragu untuk mengalihkan budget marketingnya ke dunia online, event online. Tapi sekarang harusnya tidak.
Keempat, penggunaan layanan berbasis Cloud. Karena sekarang banyak perusahaan harus bisa memampukan karyawan nya untuk bekerja secara online, mengakses file secara online, bahkan bekerja secara online, maka banyak perusahaan memikirkan harus memiliki layanan cloud.
Maka disinilah terjadi mulai transformasi digital. Penggunaan teknologi digital untuk memecahkan permasalahan tradisional.
Apa yang harus kita lakukan, ini langkahnya yang berasal dari buku Customer of the Future:
- Fokuslah pada konsumen. Kita harus berubah dari fokus produk ke fokus kepada konsumen. Kami yang tadinya hanya fokus jualan produk, sekarang harus menggali keinginan konsumen, dan membuat itu menjadi fokus kami.
- Merubah struktur organisasi. Mempercepat fokus kepada konsumen juga harus membuat struktur organisasi mendukung hal tersebut. Maka jangan ragu untuk merubah struktur. Kami yang tadinya ada jenjang bertingkat, diringkas untuk mempercepat koordinasi dan keputusan.
- Manajemen perubahan. Karena ada perubahan struktur, penyesuaian struktur organisasi maka harus ada manajemen perubahan. Ini juga terkait SOP yang dijalankan. Semua harus tercatat dengan baik, penggunaan sistem helpdesk, implementasi ITIL, manajemen proyek, bahkan termasuk perubahan meeting kantor yang menggunakan berbagai platform video conference secara online.
- Pemimpin yang bertransformasi. Sang pemimpin juga harus bisa menyesuaikan diri, bahkan bertransformasi. Manager level juga harus bisa bertransformasi. Lalu bagaimana yang tidak siap? Pilihannya ditinggal atau diganti. Semua harus siap bertransformasi.
- Pemilihan teknologi. Menjadi perusahaan yang berfokus pada konsumen, juga harus memilih teknologi yang sesuai. Oleh karena itu, kami dari awal telah menerapkan CRM online sejak tahun 2015. Tahun 2018 kami telah menerapkan aplikasi Akunting online dan helpdesk online, dan tahun 2019 kami menerapkan aplikasi absensi online. Semua bisa diakses dengan cepat dan mudah. Sekarang ini, kami harus meminta semua tim kami untuk bisa bekerja dengan laptop yang bisa dibawa pulang dan bekerja seperti biasa dari rumah. Bayangkan apabila semua itu mendadak harus diterapkan di Maret 2020, sewaktu pandemi masuk Indonesia.
- Integrasi. Ini masih menjadi tantangan kami , mengintegrasikan semua platform pilihan kami menjadi satu yang bisa diakses dan tentunya berguna. Maka business intellegence tools online menjadi salah satu pilihan kami.
- Pengalaman konsumen. Ini menjadi sangat penting. Dengan penggunaan teknologi, kami harapkan bisa membuat konsumen lebih senang dan ini sangat berarti. Kami menargetkan penawaran harus bisa dikirimkan dalam waktu singkat. Manajemen proyek bisa dimonitor dengan baik. Mitra bisa dibayar tepat waktu. Semua komplain terdata dan ditangani dengan baik.
- Logistik dan jalur ketersediaan. Semua ini bisa ditangani apabila kita telah menggunakan teknologi yang tepat. Kami mulai mendata dan menggunakan sistem untuk bisa mengirimkan PO, mencatat DO, penerima barang dan jasa, hingga pelunasan Invoice. Keterlibatan barang yang dipesan kepada supplier harus tercatat dengan baik.
- Privasi data. Keamanan data konsumen juga sangat penting, terutama karena kita telah menggunakan berbagai platform online. Penempatan data di fasilitas cloud dan hosting juga harus dipertimbangkan dengan baik.
- Evolusi produk dan jasa. Dapat dikatakan, produk dan jasa yang kami juga di awal perusahaan ada, mungkin sudah tidak semuanya sama lagi. Tidak ada yang akan sama dalam teknologi. Dari kami ada tahun 2005, mungkin kabel UTP saja yang tetap sama sampai sekarang. Lainnya berubah, inilah evolusi. Akan menyesuaikan. Dan konsumen akan menjadi faktor pendorong utamanya. Jangan ragu untuk berevolusi di produk dan jasa anda.
- Digitasi. Pastikan anda siap. Semua menjadi digital. Semua menjadi data yang bisa diolah , dan semua bisa terjadi di banyak hal dalam pekerjaan anda.
- Personalisasi. Semakin digital, juga bisa semakin sangat personal. Dari sales tim, kami mulai mendata banyak hal terkait personalisasi konsumen. Dan harusnya kita semakin tahu dan mengenal konsumen dengan baik. Profil konsumen harus kita tahu, dan semakin kita tahu dengan baik, semakin baik kita bisa membantu dan melayani mereka.
Termasuk juga di dalam PT Kota Cerdas Indonesia, kami sedang melakukan transformasi digital ini. Sistem telah kami gunakan , sekarang kami harus fokus ke point lainnya . Anda sudah bisa melihat www.EventCerdas.com yang terus memperkuat produk dan layanannya. Sejujurnya ini masih versi 1.10, dan masih ada beberapa layanan lain yang akan kami keluarkan. Inilah evolusi yang sedang kami lakukan.
Semoga semua ini berguna untuk kita, dan semakin berarti di masa pandemi Covid19 ini, dimana transformasi digital memang sudah keharusan untuk kita semua.
Fanky Christian, Direktur PT Daya Cipta Mandiri Solusi, Direktur PT Kota Cerdas Indonesia.
Ayo Ikuti Event Online Bersama APTIKNAS. silahkan Cek di Eventcerdas.com
