The New Normal Perusahaan setelah Covid-19
Apa yang berubah setelah pandemi Covid-19 ini berlalu, atau mungkin tepatnya mereda ? Ini yang tidak kita ketahui dengan pasti.
Tapi yang jelas, ada beberapa yang harus disesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Pertama, jelas suasana kerja dan kantor tidak akan menjadi sama lagi. Banyak hal akan berubah. Kita harus bekerja dengan tetap menjaga jarak, baik physical distancing ataupun social distancing. Maka sangat mungkin, kita harus bekerja BERGANTIAN. Mengapa? Agar tidak semua orang masuk pada saat yang sama, agar tetap bisa menjaga jarak.
Untuk bisa mengatur kerja BERGANTIAN, atau dulu kita kenal dengan kerja dalam shift. Tapi ini beda. Bukan bekerja dalam shift, tapi tetap bekerja, hanya satu bekerja di kantor seperti biasa, lainnya bekerja di rumah atau luar kantor. Maka ini akan menimbulkan kerumitan baru bagi perusahaan baik kecil maupun besar. Solusinya apa? Gunakan sistem absensi berbasis aplikasi yang terpasang di smartphone. Dulu kita pakai mesin absensi, trus berganti mesin absensi fingerprint, tapi sekarang sudah tidak bisa lagi. Tuntutannya adalah agar bisa melaporkan kehadirannya dimana saja, baik di kantor ataupun di luar kantor / rumah.
Kita juga sangat terbiasa bahwa tim kita bekerja ke konsumen langsung dari rumah, setelah melakukan koordinasi. Hal ini berbeda dengan sebelumnya dimana selama ini mereka berkumpul dulu di kantor.
Kedua, pekerjaan kita sekarang tidak bisa dimonitor secara kasat mata. Mengapa? Karena bekerjanya bisa dimana saja, maka laporan pekerjaannya sekarang tidak laporan secara fisik, tapi harus laporan secara sistem. Maka sistem manajemen proyek akan sangat penting digunakan. Bagi Sales Team, maka mereka harus menggunakan sistem CRM berbasis web, sehingga mereka bisa kerja dimana saja, membuat penawaran dan melaporkannya secara langsung ke sistem. Ada banyak sistem yang terintegrasi, atau disebut juga dengan ERP, dan harus ERP yang web-based online.
Ketiga, bekerja dengan laptop. Kita dituntut untuk bisa bekerja di kantor dan di rumah, maka tentu kita harus bekerja dengan perangkat yang bisa kita bawa kemana-mana. Selain smartphone, perusahaan harus mempersiapkan karyawannya untuk bekerja dengan laptop. Penggunaan laptop harus dipersiapkan juga untuk bisa mengakses sistem aplikasi perusahaan dengan aman. Laptop ini secara umum akan mengakses email, website dan aplikasi menggunakan koneksi Internet, maka sangat diperlukan menyediakan koneksi aman dengan Virtual Private Network (VPN) dan akses SSL (Secure Socket Layer) di aplikasi web kita. Lalu bagaimana dengan aplikasi server yang masih berbasis desktop, maka kita dapat menggunakan aplikasi thin client atau terminal service, sambil perusahaan mempersiapkan diri mengubah seluruh aplikasinya menjadi web-based.
Keempat, membatasi waktu kunjungan fisik ke konsumen dan diganti virtual meeting. Kok bisa ? Karena baik kita ataupun konsumen kita pasti cenderung menjaga jarak dulu, sampai semuanya berangsur normal. Maka the new normal terkait hal ini adalah melakukan virtual meeting. Kita akan sangat terbiasa, terutama para sales akan menggunakan video call untuk menyapa calon konsumen dan konsumennya. Untuk memastikan hal lain, bisa dilakukan virtual meeting. Dan ini mulai terbiasa sejak sekarang. Banyak yang menggunakan Zoom, Zoho Meeting, Google Meet, Skype hingga Microsoft Teams untuk virtual meeting mereka. Kita akan banyak memiliki opsi untuk menggunakan semua ini. Jangan heran juga, perusahaan akan menggunakan layanan sejenis untuk menggantikan meeting mingguan dan meeting koordinasinya.
Kelima, baik proses pembelian, penagihan, tender, semua akan menggunakan sistem berbasis web. Karena keadaan pandemi ini, banyak perusahaan mengubah sistem mereka dan mulai menerima proses pembelian, penagihan serta tender dengan cara online. Bahkan tanda-tangan pun dengan digital ID. Maka tantangan bagi banyak perusahaan agar bisa menggunakan sistem seperti ini, dan kembali pola sewa pakai aplikasi akan menjadi opsi utama.
Keenam, penggunaan cloud. Karena semua aplikasi, mulai dari aplikasi utama (ERP atau CRM) akan harus bisa diakses dari Internet atau secara online maka penggunaan layanan cloud akan meningkat tajam. Selain itu, karena karyawan akan banyak mengakses server dan file dari luar kantor dan dalam kantor, maka akan sangat bijaksana bila file tersebut diletakkan di layanan cloud. Beragam layanan file sharing dapat diakses dan digunakan, baik dengan layanan cloud global, ataupun cloud lokal yang menempatkan data nya di data center berlokasi di Indonesia.
Ketujuh, tantangan besar di IT security dan cyber security. Karena semakin banyak server, aplikasi, file akan ditempatkan tidak hanya di server perusahaan, tapi juga di cloud, maka perusahaan harus menyiapkan diri dalam menjaga keamanan data. Perusahaan harus menyiapkan perangkat IT security yang lebih mumpuni agar memungkinkan akses data dari dalam dan luar perusahaan. Demikian juga dengan keamanan data di perangkat laptop yang digunakan karyawan. Minimal penggunaan antivirus adalah keharusan.
Kedelapan, pemerintah juga berbenah. Kita akan melihat semakin banyak persiapan juga dilakukan pemerintahan. Karena mereka juga mungkin akan menerapkan pola kerja bergantian, menggantikan semua sistem mereka dengan sistem yang dapat diakses dari mana saja, dan memperkuat keamanan data mereka. Mereka juga akan menyiapkan sistem absensi yang ketat untuk para ASN yang harus bekerja secara mobile ini. Untuk sektor tertentu, dimana interaksi dengan masyarakat masih terjadi, maka pemerintahan akan menggunakan berbagai teknologi terbaru untuk mendeteksi suhu, dengan CCTV Thermal. Penggunaan video conference juga akan mewarnai kegiatan ASN, hanya saja pemerintah akan lebih selektif memilih vendor yang tepat, dengan alasan keamanan data pemerintah. Demikian juga dengan penggunaan cloud, yang akan cenderung memilih lokal cloud provider untuk menjaga keamanan data pemerintah.
Kesembilan, penggunaan marketplace dan sosial media. Semakin banyak perusahaan akan menggunakan marketplace untuk berjualan. Dan cara tercepat tentu menggunakan existing marketplace, daripada membangun website e-commerce sendiri. Jangan lupa gunakan sosial media, baik facebook, instagram, youtube, selain messenger yang sudah banyak digunakan untuk mempromosikan produk dan layanan anda. Pastikan perusahaan anda hadir di berbagai marketplace dan sosial media.
Kesepuluh, cara baru mengunjungi mall. Kita sangat suka sekali mengunjungi mall, tapi karena pandemi ini, kita akan berubah. Mungkin kita akan dibatasi secara jumlah yang masuk ke dalam mall, tapi ada saatnya kita juga akan mendatangi mall secara virtual. Semakin banyak virtual mall akan tersedia untuk membantu kita memilih produk yang kita cari. Memang tidak bisa menggantikan mall fisik tapi akan menjawab kebutuhan kita sementara waktu. Inilah secara singkat the new normal yang akan kita alami bersama, minimal sampai kita berhasil menerapkan vaksin mengatasi pandemi Covid-19 ini. Tetap bersemangat ya untuk menyesuaikan diri.
Pastikan anda mengikuti seminar kami membahas ini semua dalam APTIKNAS Smart City and IoT (ASCI) Virtual Event di bulan Mei 2020. Ikuti kegiatannya di www.eventcerdas.com
